Secrétariat asbl · Bruxelles & Wallonie
Concentrez-vous sur votre mission.
Le secrétariat et la gestion administrative de votre asbl, pris en charge pour vous — statuts, AG, UBO, comptes. À la carte ou en mandat annuel, sans engagement et sans employé à recruter.
Le constat
Trop grande pour le bénévolat, trop petite pour un temps plein ?
Les obligations s’accumulent, les échéances tombent — et la plupart des asbl actives reposent sur quelques administrateurs bénévoles qui portent tout, le soir, en plus du reste. Nous sommes là pour les aider à se décharger de leurs tâches.
Le temps qui manque
Convocations, PV d’assemblée générale, mises à jour du registre UBO, dépôt des comptes… un travail invisible mais chronophage, qui retombe sur des bénévoles déjà occupés.
La responsabilité engagée
UBO non confirmé, statuts non conformes au CSA, comptes déposés en retard : les manquements engagent personnellement les administrateurs, avec des amendes à la clé.
Une réglementation mouvante
CSA, RGPD, obligations de subsides, registre UBO… Il faut suivre, comprendre, appliquer — un métier en soi, que peu de conseils d’administration ont le temps de maîtriser.
La solution
Quelqu’un qui prend en charge votre administratif — au prix juste.
Vous nous confiez une tâche précise, ou l’ensemble de votre conformité annuelle. Nous préparons tout ; vous décidez et signez. Rien de plus, rien de caché.
« Plus qu’un logiciel, sans le coût d’un employé à temps plein. »
Prestations à la carte
Vous payez uniquement ce dont vous avez besoin.
Chaque prestation est un livrable précis, à prix clair et annoncé d’avance. Prenez une seule tâche, ou combinez-en plusieurs.
Confirmation UBO
Confirmation annuelle du registre des bénéficiaires effectifs (ou mise à jour). Évite une amende jusqu’à 50 000 €.
Cycle de l’assemblée générale
Convocation, ordre du jour, procurations et rédaction du procès-verbal — dans les règles et les délais.
Suivi de la mise en conformité statutaire
Comparaison de vos statuts avec le Code des sociétés et des associations, liste des clauses à adapter et coordination du dépôt. La rédaction reste chez votre notaire ou votre avocat.
Justification et rapportage de subsides
Rapport d’exécution et rapport narratif (APE, contrat-programme…) à partir de vos chiffres et activités, avec la collecte des pièces justificatives et le respect des délais.
Registre RGPD
Établissement ou actualisation du registre des activités de traitement et d’une note de base — obligatoire dès que vous traitez des données.
Coordination du dépôt des comptes
Assemblage et dépôt au bon modèle (greffe ou BNB), dans le délai légal. Nous coordonnons ; votre comptable fournit les chiffres.
Réunions du conseil d’administration
Convocations, ordres du jour et procès-verbaux de vos réunions d’organe d’administration, prêts à valider.
Registres, mandats et changements de conseil
Registre des décisions, mandats et pouvoirs de signature, mandats bancaires, et le dossier complet lors d’un changement d’administrateurs.
Dossier permanent et calendrier des échéances
Tous vos contrats, agréments, préavis et contrôles réunis dans un seul calendrier suivi. Volet assurances : inventaire et relais vers votre courtier.
Veille des subsides et des échéances
Nous suivons les appels et les échéances qui concernent votre asbl et vous transmettons une liste courte. Vous décidez, nous préparons le dossier.
Membres, cotisations et bénévoles
Registre des membres, campagne de renouvellement des cotisations, entrées et sorties, et le pack de conformité pour vos bénévoles.
Site web et présence en ligne
Refonte technique, maintenance, gestion du nom de domaine et de l’hébergement, et registre des photos et consentements.
Bâtiment et contrôles périodiques
Calendrier des contrôles obligatoires, prise de rendez-vous, attestations classées et registre des contrats d’entretien.
Événements
Nous coordonnons l’administratif de vos événements : autorisations à demander, déclarations à introduire, attestations d’assurance à réunir auprès de votre courtier, et demande Unisono pour la musique.
Dons et attestations fiscales
Gestion des données de donateurs, établissement des attestations et dépôt Belcotax sous mandat, en appui de votre fiscaliste.
Un besoin particulier ?
Loi sur le volontariat, registre des membres, dossier ad hoc… Décrivez votre situation, nous vous proposons un devis clair.
Chaque prestation fait l’objet d’un devis clair, communiqué et confirmé avant toute intervention. Nos prestations se règlent à la commande ; pour les dossiers plus importants, un acompte de 50 % est demandé et le solde à la livraison. Les frais externes (Moniteur belge, etc.) sont facturés séparément, sans marge.
Le mandat annuel
Quatre formules, selon votre asbl.
Toutes vos obligations récurrentes suivies sur l’année, pour une tranquillité totale. Plus jamais une échéance oubliée — choisissez le niveau qui correspond à votre structure.
Base
La très petite asbl de bénévoles, qui veut uniquement ses obligations légales annuelles.
Le cycle complet de l’assemblée générale, la documentation du conseil d’administration et son calendrier de gouvernance, la confirmation UBO et la coordination du dépôt des comptes. Rien d’autre — c’est le mandat minimum.
Essentiel
La petite asbl, avec peu ou pas de personnel, dont la gouvernance est à remettre en ordre.
Tout Base, plus le dossier permanent de votre asbl, un portail de pièces partagé et un point de statut trimestriel — votre calendrier des obligations, tenu pour vous, toute l’année.
Confort
L’asbl employeuse, avec un flux de subsides et quelques événements.
Tout Essentiel, plus le registre des contrats, agréments et contrôles, la veille des échéances de subsides, un point de statut trimestriel renforcé et la matrice des spécialistes avec son journal des escalades.
Complet
L’asbl structurée : du personnel, plusieurs subsides, un bâtiment propre.
Tout Confort, plus deux services de notre catalogue librement choisis — sans plafond, aucune combinaison exclue — et 15 % de remise sur tout service supplémentaire pendant la durée du mandat.
Prix indicatifs TVAC, confirmés dans un devis après votre diagnostic gratuit — avant tout engagement.
Comment ça marche
Simple, sans engagement, en trois étapes.
Diagnostic gratuit
Nous passons en revue vos obligations : UBO, statuts, assemblée générale, dépôt des comptes, registre RGPD, échéances de subsides et de contrats. Vous recevez le constat, sans frais et sans engagement.
Devis clair
Vous recevez un devis précis, à l’acte ou en mandat annuel. Vous savez exactement ce que vous payez, avant de décider.
On s’occupe de tout
Nous préparons les documents ; vous relisez, vous validez, vous signez. Vous gardez la main, sans porter la charge.
Pourquoi nous confier votre secrétariat
Une professionnelle, pas un logiciel de plus.
Céline Hanauer
Une vraie expérience de la gestion associative
Vos documents sont préparés par une administratrice de société, qui a déjà rempli la fonction de secrétaire de plusieurs asbl — et juriste de formation. La rigueur qu’il faut, à un prix pensé pour les petites structures.
Rapide et abordable, grâce à des outils intelligents
Nos outils préparent le gros du travail ; Céline vérifie, personnalise et valide chaque document. C’est ce qui rend le service à la fois rapide et accessible.
« Vous portez un projet qui compte. Les statuts, l’AG, l’UBO et le dépôt des comptes ne devraient jamais vous en détourner. »
Une échéance approche ?
Les obligations d’une asbl ne préviennent pas. Nous, si.
Le non-respect de ces obligations engage la responsabilité — parfois personnelle — des administrateurs. Un rapide contrôle gratuit vous situe en quelques minutes.
Confirmation UBO
À confirmer annuellement, même sans changement. Amende administrative de 250 à 50 000 €, à charge des administrateurs.
Dépôt des comptes
Au greffe ou à la BNB selon la taille. Un retard expose l’asbl à des sanctions et fragilise ses subsides.
Statuts conformes au CSA
Les statuts doivent être conformes au Code des sociétés et des associations. À défaut, la responsabilité des administrateurs est engagée.
Justification des subsides
Rapports d’exécution à remettre dans des délais stricts (p. ex. APE avant le 30 juin). Un oubli peut coûter le subside.
Questions fréquentes
Ce que les administrateurs nous demandent.
Faut-il s’engager sur la durée ?+
Quelle est la différence avec un avocat ou un secrétariat social ?+
Travaillez-vous avec les petites asbl ?+
Qui reste responsable des décisions ?+
Contact
Parlons de votre asbl.
Un premier échange gratuit, sans engagement, pour faire le point sur vos obligations et voir comment nous pouvons vous soulager.
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